El ERP LIBRA de EDISA incorpora un portal WEB multiempresa para clientes en Ecuador que valida en tiempo real de forma interna los XML aportados y los almacena asociados a la factura origen en el caso del cliente o al registro de facturas en el caso del proveedor.
LIBRA gestiona su envío al SRI (Servicio de Rentas Internas) para autorización, ya sea de forma automática o bajo demanda una vez revisadas las facturas, ofreciendo las siguientes posibilidades:
- Envío sólo de aviso al email del cliente de que tiene la retención a su disposición en el portal.
- Envío de email al cliente con el pdf y xml asociado del documento electrónico emitido: remisión, factura, nota de crédito o nota de débito.
- Emisión del RIDE físico sino se cuenta con la autorización expresa del cliente para la emisión de la factura electrónica.
Desde el portal el cliente tiene la posibilidad de bajar estos xls y pdfs, bien individualmente o bien en lotes de 10 documentos por orden de antiguedad, manteniendo un control de los documentos que ya han sido descargados, de tal modo que se lleva un registro de las descargas realizadas por cliente y factura desde el portal, ofreciendo la posibilidad de consultar la historia de cargas y descargas por pantalla o descargándo dicha información a una hoja Excel.
Desde el portal WEB único se incorpora la funcionalidad para que puedan subir sus facturas electrónicas de retención (xmls o xmls+pdfs). Estas se integran asociadas a la factura origen de forma automática una vez validado el XML de forma interna. El XML tiene que estar autorizado, tener la estructura correcta y ser de un entorno de PRODUCCIÓN. Esta validación es un requisito legal que tienen que cumplir las empresas ecuatorianas, ya que una factura no validada no es aceptada fiscalmente. También se controla que la subida sea del cliente y a la empresa correcta, que la factura de retención no esté ya registrada.
Al sistema se pueden subir archivos xmls sueltos o xmls+pdfs por lotes vía un archivo ZIP hasta un máximo de 2mbs. Esto permite gestionar subidas masivas de información de forma ágil y rápida.
Se gestiona el alta automática del cliente en el portal en base a la primera factura emitida emitiéndose un correo de alta con el usuario y password que inicialmente será el RUC, dato que le obligamos a cambiar la primera vez que acceda al portal.
Desde el portal se puede solicitar el reseteo de la contraseña.
El caso del portal de proveedores tiene un funcionamiento análogo al de clientes, ofreciendo además la ventaja de poder controlar mediante el módulo de alertas de LIBRA que no nos excedamos del plazo legal de 7 días naturales para generar la retención electrónica al proveedor.
Al sistema se pueden subir archivos xmls sueltos o xmls+pdfs por lotes vía un archivo ZIP hasta un máximo de 2mbs. Esto permite gestionar subidas masivas de información de forma ágil y rápida.
Además se incluye la posibilidad de que el vencimiento se recalcule condicionado a esta subida y no se libere el pago sino está la factura validada.
En base a la factura original se genera la factura de retención que se envía a autorizar al SRI en tiempo real, contemplándose el tratamiento contingente de los documentos caso de no existir comunicación, permitiéndose parametrizar por proveedor lo siguiente:
- Envío sólo de aviso al email del proveedor de que tiene la retención a su disposición en el portal.
- Envío de email al proveedor con el pdf y xml asociado de la factura de retención.
- Emisión del RIDE físico sino se cuenta con la autorización expresa del proveedor para la emisión de la factura electrónica.
Desde el portal el proveedor tiene la posibilidad de bajar estos xls y pdfs o bien uno a uno o zipeados en lotes de 10 documentos por orden de antigüedad, para ello se controla qué documentos no se ha bajado el proveedor para que la descarga sea simple y automática.
Se lleva un log de las descargas realizadas por proveedor y factura desde el portal.
Se dispone de informes interactivos de la historia de cargas y descargas que pueden consultarse por pantalla o bajarse en formato Excel desde el portal.
Desde el portal el propio proveedor supervisa su situación fiscal pudiendo solicitar a la empresa el cambio si fuese incorrecto. Este dato es básico de cara al correcto cálculo de la retención de IVA e IR de la factura original, especialmente si se considera que en Ecuador no existe en estos momentos la anulación de documentos electrónicos. Las facturas se pueden cancelar mediante nota de crédito pero no hay ningún instrumento para cancelar una retención.
Se gestiona el alta automática del proveedor en el portal en base al alta del email de factura electrónica emitiéndose un correo de alta con el usuario y password que inicialmente será el RUC, dato que le obligamos a cambiar la primera vez que acceda al portal.
Desde el portal se puede solicitar el reseteo de la contraseña.
