Descripción del proceso de selección de un ERP
Además de tener en cuenta los criterios comentados en el anterior post, es importante seguir un proceso adecuado a la hora de seleccionar tanto el producto a implantar como la empresa que llevará a cabo dicha implantación, es decir, se necesita definir el binomio producto – proveedor.
En la selección del producto y del proveedor se suele hacer un análisis de la oferta disponible, siguiendo para ello un proceso más o menos formalizado. Con frecuencia las empresas identifican posibles soluciones, a las que solicitan documentación sobre el producto, referencias, o cualquiera de los aspectos recogidos anteriormente, para identificar los posibles candidatos, restringiendo la selección final a una lista corta (short list), que habitualmente incluye entre 3 y 5 candidatos.
En el proceso de selección se suelen hacer partícipe a las áreas de la organización más implicadas en el proyecto, ya que la decisión tendrá una gran repercusión, pues se trata de un proyecto que además de ser complejo en lo que se refiere a la implantación, suele orientarse como una solución a largo plazo.
Para reducir la dedicación que supone el análisis de toda la información de los productos y proveedores del mercado, lo más habitual es establecer dentro de la empresa una comisión de selección del producto y un responsable de la misma, que habitualmente será el responsable de Sistemas de Información de la empresa.
Esta comisión debe encargarse de trasladar todos los requisitos a los proveedores y de realizar la valoración de las alternativas planteadas, elaborando un informe para la dirección general, que tomará la decisión final.
En el proceso es importante partir de unas especificaciones o descripción de las necesidades funcionales a cubrir en los distintos procesos, como base de trabajo para los proveedores, a la hora de diseñar sus presentaciones o demostraciones y también para la realización de sus ofertas.
Así mismo, también es importante establecer otros requisitos, como el número de usuarios que accederán a los sistemas, las ubicaciones de estos usuarios (para poder definir el esquema de comunicaciones necesario), las necesidades de migración de datos, etc.
Uno de los aspectos que suele ser muy importante en los procesos de selección de una solución ERP es la identificación de los desarrollos a medida que pueden necesitarse, es decir, aquellas funcionalidades que no puedan realizarse con el ERP en su solución estándar. Los desarrollos a medida suelen ser un elemento de riesgo importante en cualquier proyecto y su delimitación constituye por lo tanto un factor clave.
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