1. Envío de Facturas
Cada uno de tus proveedores, deberá hacerte llegar las facturas en cualquier formato, ya sea físicamente o mediante correo electrónico, FPT, factura electrónica o EDI.
2. Recepción facturas en Portal Proveedores
Para facilitar tanto la recepción de facturas, como el envío al digitalizador homologado, LIBRA Suite Plus aporta un Portal de Proveedores web, a través del cual se puede canalizar el flujo de ficheros de la siguiente forma:
- Factura Electrónica: Una vez recibida la factura mediante la funcionalidad de Facturación Electrónica, LIBRA la redirecciona al portal web de proveedores desarrollado por EDISA.
- Email: Para los ficheros, tanto firmados, como no firmados, que se reciben por correo electrónico, se propone la definición de una cuenta única de correo, que el Portal de Proveedores leerá, para que automáticamente todos los archivos recibidos en ella sean redireccionados y almacenados en el propio portal.
- Facturas físicas: Los documentos recibidos en papel, deben ser escaneados en cualquier dispositivo que garantice una resolución mínima de 600×600 dpi, y que permita almacenar el resultado en PDF. El portal tendrá acceso al lugar donde están almacenados y los incorporará junto con los demás.
- FTP: En este caso, será necesario habilitar un servidor FTP para recibir los archivos PDF. El Portal de Proveedores leerá las facturas del FTP habilitado y las almacenará.
- EDI: Si las facturas ya se encuentran firmadas digitalmente, se procede de la misma forma que en la recepción mediante Factura Electrónica. Si no están firmadas, LIBRA las sube directamente al portal.
3. Validación y digitalización facturas
Una vez recibidas todas las facturas, sea cual sea su canal de entrada, y almacenadas en el portal, una persona de la empresa deberá validar la autenticidad de cada una de ellas. Posteriormente, el digitalizador homologado, que tendrá acceso al Portal de Proveedores LIBRA, se encargará del firmado digital de todas las facturas subidas al portal que lo requieran.
4. Custodia de las facturas certificadas
Como último paso, cabe añadir que el digitalizador homologado custodiará las facturas digitalizadas por un período de 5 años y éstas podrán ser consultadas en cualquier momento.
